Beneficios de usar la factura automática en los negocios

• Administrador
• Sábado, 24 Sept 2022

¿Estás pensando en automatizar la facturación de tu empresa?

Las compañías actuales, no solo las grandes multinacionales, también las PYMES, cada vez están más concienciadas de la necesidad de digitalizar sus procesos de trabajo para poder optimizar sus recursos.

Y uno de los departamentos donde más falta hace esta agilización de las transacciones de información son en los de contabilidad y administración. Y aquí es donde entra en juego la factura automática.

Además, con la instauración de la facturaelectrónica obligatoria para todas las empresas, tal y como queda establecido con el Proyecto de Ley “Crea y Crece”, los responsables de estos departamentos necesitan ciertas herramientas digitales para realizar sus trabajos con eficacia y agilidad.

Por tanto, a los programas de “CRM” que ya suenan a todo el mundo, u otros sistemas de gestión ERP (que ahora te contaremos que son), hay que sumarle otras aplicaciones a medida.

Dicho esto, si necesitas implementar un sistema de facturas automatizadas de forma personalizada para tu negocio, sigue leyendo este artículo.

Qué es una factura automatizada y cuáles son sus características

Partiendo de la base de su antecesor, la factura física o en papel, que es un “documento mercantil” donde se detalla toda la información de la compra de determinados bienes o servicios, en la facturación automatizada prevalece este concepto, pero con unos beneficios añadidos que te desglosaremos más adelante.

La factura automática es un tipo de software de gestión ERP, de sus siglas en inglés “Enterprise Resource Planning”, que significa sistemas de planificación de recursos empresariales.

Lo que hacen estos sistemas es gestionar la contabilidad de una empresa de forma modular, mediante el control de la producción y distribución de productos o servicios, su inventario, el registro de envíos y las facturas.

Así, con un software ERP, se puede mejorar muchas de estas áreas de negocio como intervenir las ventas, las entregas o los pagos en el departamento administrativo de cada compañía.

Estas son algunas de las características principales de la facturación automática:

·        Tiene validez comercial y legal. Además, genera una enumeración correlativa del inventario, según las exigencias fiscales.

·        Calcula de forma automática el importe de los impuestos.

·        También mantiene las diferentes condiciones comerciales de cada transacción según el cliente en concreto.

·        Genera, además, fichas de clientes, conservando sus datos y evitando la carga repetitiva con cada facturación.

Ventajas de la facturación automática

Poder registrar y tramitar las operaciones contables de una empresa de forma mecánica aporta muchos beneficios que, a la larga, generan una mayor productividad y efectividad en la gestión cada entidad.

Estas son las ventajas más destacadas de la factura automatizada:

·        Mejora del flujo de información entre los distintos departamentos de una empresa

·        Facilita los procesos empresariales y reduce los costes

·        Ahorro en el gasto de papel, favoreciendo además, al medio ambiente

·        Libera tiempo de trabajo de los recursos humanos

·        Es fácil de utilizar, además de que reduce las opciones de fallo o error del personal

·        La velocidad del traspaso de datos es mucho mayor que en las facturas en papel

·        Permite programar el envío de los documentos recurrentes o periódicos

Cómo mandar una factura automática de forma personalizada

Como consultores tecnológicos con más de 20 años en el sector, en Berna Network somos conscientes de las ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías para agilizar los procesos de trabajo.

Y, por ello, hemos creado un software a medida exclusivo de generación de facturas automáticas que, además de cumplir con todas las funciones y características descritas anteriormente, puede personalizarse totalmente a las necesidades del cada cliente y su volumen de negocio.

Uno de estos desarrollos propios es ifactura.com : un servicio de generación automática y envío masivo de pdf, a medida.

En este sentido, si la empresa que quiere implantar este servicio de facturación masiva, cuenta ya con su propia aplicación de gestión, donde dan de alta sus clientes o usuarios, sus servicios y van a apuntando dichas tareas mes a mes, nosotros podemos generar un software que recupera esa información y facture a cada cliente.

Posteriormente, con esa factura que se genera en pdf, podemos hacer dos cosas:

·        Enviarla por correo electrónico a cada cliente

·        Almacenarla en una web ( sólo accesible a la empresa) para tener el registro de todos los documentos

Potencia tu servicio con la domiciliación bancaria

Además de todas estas funcionalidades aquí descritas para la generación de una factura en pdf, y que facilita la gestión de un departamento de contabilidad, puedes potenciar tu servicio de facturación automática generando un recibo de domiciliación bancaria.

Las remesas son una modalidad de pago o cobro, cada vez más utilizada, que se basa en la emisión de un importe correspondiente a una factura, con el que le damos la orden a nuestra entidad bancaria que gestione el cobro o pago de la misma o de un conjunto de compraventas realizadas.

Con nuestro programa de facturación personalizado podemos generar un fichero de remesa con todos los cargos que hay que hacer a cada cliente, para que la empresa lo cargue en el banco y emita las domiciliaciones a cada usuario.

Como expertos en desarrollo de software, en Berna Network creamos soluciones totalmente escalables y modificables para adaptarnos a la peculiaridad concreta de tu negocio.

Y como agentes digitalizadores del Gobierno de España, ofrecemos este servicio de facturación electrónica dentro del paquete de ayudas del Kit Digital.

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